Na czym polega podpisywanie elektroniczne dokumentów?

W Europie, prawnie uznaną normą w zakresie podpisów elektronicznych jest rozporządzenie eIDAS, które wprowadziło jednolite zasady dla wszystkich państw członkowskich Unii Europejskiej. eIDAS, czyli Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 910/2014, zostało wprowadzone w życie w 2014 roku i reguluje kwestie związane z elektronicznymi tożsamościami, usługami zaufania i zarządzaniem dokumentami elektronicznymi.

Podstawową zasadą eIDAS jest równoważność pomiędzy podpisem elektronicznym a podpisem odręcznym. Rozporządzenie to określa, że podpisy elektroniczne nie mogą być odrzucane jedynie ze względu na swoją formę elektroniczną i muszą być uznawane przez organy publiczne we wszystkich państwach członkowskich UE. Oznacza to, że dokumenty podpisane elektronicznie mają tę samą ważność prawna, co dokumenty papierowe.

eIDAS definiuje trzy rodzaje podpisów elektronicznych: podpis elektroniczny prosty, zaawansowany i jakościowy. Podpis elektroniczny prosty to najbardziej podstawowy rodzaj, który jest dostępny dla większości osób i wykorzystuje dane do weryfikacji tożsamości osoby podpisującej. Podpis elektroniczny zaawansowany wymaga zastosowania rozwiązań technicznych, które pozwalają na weryfikację autentyczności dokumentu i tożsamości osoby podpisującej. Natomiast podpis elektroniczny jakościowy gwarantuje najwyższy poziom bezpieczeństwa, wykorzystując certyfikat kwalifikowany i autoryzowanego dostawcę usług zaufania.

eIDAS wymaga, aby podpis elektroniczny został stworzony przy użyciu składników, które są kontrolowane wyłącznie przez osobę posiadającą prawo do wykonywania podpisu. Oznacza to, że podpis elektroniczny musi być wyłącznie pod kontrolą podpisującego i nie może być zmieniany po jego utworzeniu. Dodatkowo, rozporządzenie zawiera wymogi dotyczące ochrony danych osobowych i prywatności, aby zapewnić, że informacje podpisującego są bezpieczne.

Wybór optymalnej metody podpisywania dokumentów elektronicznych zależy od indywidualnych preferencji i potrzeb. Wśród najpopularniejszych metod są podpisywanie za pomocą karty identyfikacyjnej, podpis elektroniczny oparty na certyfikatach, biometryczne podpisywanie na ekranie dotykowym lub podpisywanie za pomocą aplikacji mobilnych. Różne metody podpisywania mogą być stosowane w zależności od kontekstu i rodzaju dokumentu.

Podpisywanie elektroniczne dokumentów i użycie eIDAS przyczynia się do eliminacji potrzeby drukowania, podpisywania odręcznego i skanowania dokumentów, co przyspiesza proces obiegu dokumentów i wpływa na zwiększenie efektywności biznesowej. Ponadto, podpis elektroniczny znacząco zmniejsza koszty związane z drukiem, wysyłką pocztową i przechowywaniem papierowych dokumentów.

Podsumowując, eIDAS odgrywa kluczową rolę w ułatwianiu podpisywania elektronicznego dokumentów w Europie. Rozporządzenie to wprowadza jednolite zasady dotyczące podpisów elektronicznych, które mają równowartość z podpisami odręcznymi. Wprowadza również wymogi dotyczące autentyczności, bezpieczeństwa i prywatności danych osobowych. Podpisywanie elektroniczne dokumentów staje się coraz bardziej popularne, przynosząc liczne korzyści, takie jak oszczędność czasu, środków i zwiększenie efektywności biznesowej.

Check out our product HelpRange. It is designed to securely store (GDPR compliant), share, protect, sell, e-sign and analyze usage of your documents.